【コピペで使える】事務職の自己PRの書き方！ポイント解説！

ここでは事務職の自己PRの書き方をお伝えします。何から書けばいいか分からない。どんな内容を書けばいいの？と思っている方はぜひ参考にしてみてください。

• STEP1.自己分析を徹底的に行う
• STEP2.自己分析から見えた得意・不得意を書き出す
• STEP3.具体的に数値を交えてアピールポイントを記載する
• STEP4.それが応募先企業のどんな点に活かすことができるのかを記載する

自己PRを書くためにはまず自己分析を行うことが重要です。

自身が経験したこと、その中で得た知見やスキル、普段から行っていることや性格など、さまざまな観点から振り返ってみましょう。

もしなかなか思いつかない、書き出せないなどの場合もあるでしょう。そのような場合は以下のような方法やフレームワークを使うことで、手助けになります。

• ・Will-Can-Mustのフレームワークを使う
• ・チェックリストを使う
• ・5ステップで自身のことを振り返る手法

上記の方法やフレームワークのやり方については以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

合わせて読みたい：転職に必要な自己分析のやり方を徹底解説｜3つの方法を紹介します

転職に必要な自己分析のやり方を徹底解説｜3つの方法を紹介します

転職活動で成功するには自己分析のやり方が鍵です。自己分析を怠ると、内定獲得が遠退いてしまうでしょう。また、内定が出て入社できた場合でも、入社後にミスマッチを起こすケースも少なくありません。本記事では、転職活動で自己分析が必要な理由などを解説します。

自己分析を進めたら、自分の得意なこと、不得意なことが見えてきます。それを箇条書きで結構ですので書き出します。

書き出すことで、自分の強み・弱みなどが客観的に分かりますので、書き出すことはとても重要です。

その書き出したものは次のステップで使用しますので、残しておきましょう。

自己分析から見えた得意・不得意を書き出したら、それを具体的にしていきます。

どんな結果を残したのか、それは自分のどんなところが発揮されてその結果につながったのかを整理していきます。

具体的な数値結果で示すことで、それが実務に活かされていることのアピールにつながります。

具体的な数値結果を示す際はその数値が客観的見てどうなのかを分かるようにしておくことが重要です。

例えば社員100人の中でトップだった、100個ある業務量を30まで削減したなど、客観的に分かる数値の方がより伝わりやすくなります。

そして、その経験やスキルが応募先の企業にどのように活かされるのかを記載します。

企業の担当者は自社に入社した際にどんな活躍ができるのかをイメージして選考を行います。

そのため、その経験やスキルに再現性はあるのか？自社にマッチするか？などをイメージしてもらいやすくするために、企業のこの部分に活かせるという点を記載しましょう。

そのために、企業のことを深く理解する必要があります。特に以下の点に注目して確認しましょう。

• ・募集しているポジションの詳細と業務内容
• ・どのような事業を行なっているか
• ・どんな部署があるか
• ・どんな仕事をしているのか

自分で様々なサイトを照らし合わせて情報を得てもいいですし、エージェントを活用し、担当カウンセラーに募集背景とポジションの詳細をよく聞くのも一つの手段です。

いくら素晴らしい経験を積んでいたとしても、企業との相性や企業の募集要件とマッチしていなければあまり意味がありません。

企業のことを理解する際は動画を見ることが有効です。テキストでは分かりづらいものも動画であれば分かりやすく、よりリアルにイメージできるでしょう。

採用動画プラットフォームのmoovyは企業の採用動画を多く掲載している求人動画メディア。試しにぜひご覧ください。

企業分析に おすすめの動画

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活かせる経験の具体例

もし、過去に経験がある職種での転職を検討しているのであれば、その経験をどう活かせるのかを記載するのは簡単です。

しかし営業事務から一般事務への転職や、一般事務から経理アシスタントへの転職を考えているとなると、まとめるのが少し難しくなりますよね。

そこでまずは過去の経験と、募集ポジションの重なりを書き出してみることをおすすめします。

例えば、 営業事務から一般事務へ転職する場合

～ 一般事務　求人内容の例 ～
• ・文書作成
• ・数値入力
• ・アナログ資料作成、整理
• ・郵便物、宅急便、社内便の仕分け、発送
• ・職場環境整備（ごみ収集・消毒等）
• ・その他庶務（受付補助・備品購入等）

→ OAスキルについては、これまで営業事務として営業担当のかわりに資料を作成したり、文章を作成したり等あったはずです。

また、庶務・総務要素が入っている部分に関しては、以下のように置き換えられます。

• ・これまで営業担当と2人3脚で業務を取り組んできたパートナーシップ
• ・コミュニケーションを取りながら「今営業担当はなにを求めているか」を考えて業務をしていた

このような経験を、自己PRにするために＜全社＞という視点に置き換えてアピールすると良いでしょう。

事務職の自己PRで必要な3つの要素についてお伝えしていきます。

重要な要素は以下の3点です。

• 1.これまでの経験を具体的に説明する
• 2.もっている資格はもれなく記載する
• 3.今後やりたいことやキャリアビジョンを明確にする

ここをしっかり抑えて、自分の良さを最大限アピールできるように準備しましょう。

重要な要素の1つ目として、これまでの経験を具体的に説明することです。

これは転職全般において最重要項目の1つなのですが、これまで何をしてきたか／またそれをうまく伝えられるかが非常に重要です。

転職先企業にとって、その企業が求めているスキルがある方の入社を何よりも期待しています。

転職先が求めている要件などをしっかりと確認し、マッチしているポイントがあるのであれば、しっかり伝えましょう。

以下に具体例を示していますので、参考にしてください。

これまでの自分の事務経験は、どの領域だったのかを具体的に話せるように準備しましょう。

• 営業事務
  社外にいることが多い営業担当者が顧客との交渉などに注力できるように、社内での事務業務をサポートするお仕事です。
  具体的な仕事内容：請求書などの書類作成、受発注データの入力、社内会議用資料の準備などです。
  
  
• 庶務事務
  電話・来客対応や備品管理、データ入力、資料作成など、幅広く担当する職種のことです。
  
  
• 専門職のアシスタント系事務
  経理事務：
  経理は決算や社員の給与などを扱うポジションです。
  これらの業務が順調に進むようにするのが経理事務です。
  具体的には精算、請求・支払い手続き、資料作成などの仕事があります。
  
  総務事務：
  総務の業務としては会社によってさまざまで、来客や問い合わせの対応、社内文書の作成、経理や広報の役割を担う場合もあり、とても広い範囲を担当するのが総務部です。
  主に社内の備品の管理、発注、施設管理、社内イベントの企画、電話やメール対応があります。

この他にも一口に＜事務＞といわれる業務の中にはたくさんの種類があります。

これまでの事務経験を言語化し、なにを強みとした経験があるのか、しっかり伝えられるようにしましょう！

2点目に資格をもれなく記載するという点です。 資格はあなたのスキルを客観的に証明できる有効なものです。

特にそれが国家資格や業務に通じるものであれば尚更です。 資格の重要性は大きく２点です。

注意点として、事務職は＜正確性＞が非常に重要になります。 取得した年次が誤っていたり、資格名が若干異なっていたりすると、正確性に欠けると判断をされてしまうこともあるので、折角取得した資格はきっちり記載しましょう。

合っているか不安だから書かない・・というのももったいないです。

しっかりと事実確認の上、綺麗に記載できるよう準備を進めてください。

ここでのキャリアビジョンは,"その会社に入社をした後、どうしたいか"です。

この点を伝えることで、視座の高さと、向上心のアピールにつながります。

企業にとって、「うちの会社に入ってどうなりたいの？」は非常に重要なポイントです。

また、この点は会社選びの段階でも重要な項目となります。

• 「そもそもやりたいことはこうなのに、やらせてもらえなかった。」
• 「将来的にこうなりたいのに、全く違う方向性だった。」

などミスマッチが起きないようにするためにも重要です。

キャリアビジョンなどを整理するために「Will-Can-Must」のフレームワークを使用する方法が有効です。

自分がやりたいこと（Will）、自分ができること（Can）、会社に求められていること（Must）を整理して考えることができます。

Will-Can-Mustに関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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事務職での転職・就職において人事・採用担当者が見ているポイントはどのような部分になるのでしょうか？

これまで紹介してきた点を踏まえ、具体的に見ていきましょう。

書類選考において重要なことは、

• ・経歴
• ・一貫性
• ・正確性

の3つはまず確実に見られます。

経歴というのは大きなくくりにはなりますが、 総合職よりもむしろ事務職の方が経歴の一貫性が気になる採用担当者は非常に多いです。

書類選考段階ではまだ直接お話することができていないため、経歴から見ることしかできません。

ここでの一貫性がないと、狭き門の事務職での採用はなかなか困難になります。

この３点があるか、客観的に見てもらうために、友人や家族に見てもらってもいいかもしれません。

また、前段で紹介したとおり、正確な文章作成は基本です！

履歴書の書き方はミスがないようにご注意ください。

事務職の面接において重要なことは、

• ・スピード感をもっていること
• ・パートナーシップがあること

上記2点をアピールすることが重要です。

他職種と比較して、事務職は納期やノルマなく、自分のペースでできるのでは、と思っている方もいるかもしれません。

これは大きな間違いで、事務職こそスピードが求められる仕事です。

営業や、マーケ、経理や総務、どこの所属であっても、必ず納期があります。
それらの方々を支える・皆が仕事をしやすいようにしていきたい、というパートナーシップが求められる仕事です。

これまでの経験で、スピード感をもってやっていたことや、パートナーシップをもってやってきたことがあれば、存分にアピールください。

仕事ではなくても、学生時代の経験でも良いです。

その他にも面接のポイントがあります。詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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次に、事務職の自己PRでアピールすべき経験やスキル、能力について解説していきます。

これらのスキルと経験を自己の強みとして的確に伝えることで、事務職の自己PRがより魅力的になるでしょう。以下、1つずつ解説していきます。

PCの基本操作に堪能であることは、事務職において最も基本的スキルであり、重要です。

文書作成やデータ管理にPCを活用するため、スムーズかつ効率的な業務遂行ができることを具体的に伝えましょう。

スケジュール管理やタスクの優先順位を明確にするタイムマネジメント能力は、事務職の業務遂行において重要な要素です。

進捗や納期をしっかり守ったり、効率的に業務を進めたりした経験が評価されます。

事務職はサポート的な役割や社内の調整を行う可能性がある職種です。そのため様々な人とのコミュニケーションが求められます。

接客業やサービス業の経験がある場合、好感度の高い対応力やコミュニケーション力がアピールポイントとなります。

事務職は、機密性の高い情報を扱うこともあります。また、正確に業務を進めていくことを求められます。

そのため、責任感と信頼性があることは、採用担当者にとって重要な判断基準となります。 過去の経験を通じて示した信頼性が自己PRにおいてアピールポイントとなります。

次に、事務職の仕事に特に活かせる資格について解説していきます。これから資格を取ろうと考えている方は、ぜひご参考ください。

これらの資格は、事務職の業務遂行において特に重要なスキルを証明するものであり、自己PRや履歴書にて積極的にアピールすることが重要です。

Officeソフトのスキルを証明するMOS資格は、事務職において役立つ民間資格です。

WordやExcel、PowerPointなど事務処理を行う上で、よく使うツールを熟練に使いこなすことで、文書作成やデータ管理、プレゼンテーションの効率的な実施が可能となります。

簿記検定の資格は、経理業務に関連するスキルを証明する民間資格です。ビジネスを行う上での基礎的スキルですが、特に経理や財務、秘書などの事務職への転職を目指す方にはおすすめの資格です。

帳簿の作成や経理処理の知識を持つことで、財務データの管理や予算編成において役立ちます。

ITパスポートは、情報処理技術に関連する基本スキルを証明する国家資格になります。国家資格ということもあり、試験の難易度や知名度は高く、スキルを証明する資格としては非常に有効な資格になります。

デジタル環境での業務においては、基本的なIT知識が不可欠であり、ITパスポートを持つことで業務効率を向上させることができます。

ビジネス文書検定は、専門的な文書作成スキルを証明する民間資格です。

報告書やメール、プレゼン資料など、ビジネス文書の作成が多い事務職において高いスキルを持つことは非常に有効になります。

そのため、ビジネス文章検定を取得することは、プロフェッショナルな事務職としての価値を高めることができます。

ここまでの内容を頭にいれていただいたなら、もう自己PRはバッチリのはず！

ですが、「実際にどう書いたらいいのかわからない・・」という方のために、自己PRの例文を紹介します。

ぜひ参考にしてください。

一つ目は未経験から事務職を目指す例文です。営業から事務職への転職を考えているなど、他職種から事務職への転職パターンはよくあります。

ぜひ参考にしてみてください。

二つ目は事務職経験者が他の企業への転職をする際の例文です。

ここでは経理事務から一般事務へ転職をする場合の例文を紹介します。それぞれの状況によって微調整して使用してください。

続いて、事務職において重宝される責任感をアピールした自己PR例文を紹介します。自分に性格にマッチしていたら、ぜひ活用してみてください。

次に、事務職においても重要なコミュニケーション能力をアピールした自己PR例文を紹介します。

最後に、事務職において重要なポイントである正確性をアピールした自己PR例文を紹介します。

ここまで事務職の自己PRの書き方を解説しました。 事務職は求人数も少なく、現在では狭き門となっています。

そのため、企業の理解と差別化した自己PRが重要です。 そこで企業の情報を動画を確認することをおすすめします。

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