【コピペで使える】事務職の自己PRの書き方!ポイント解説!

# 転職 # 自己PR

  • 事務職で転職したいけど、自己PRはどんな内容を書けば良いのか分からない
  • 事務職に求められる要素を知りたい
  • このようなお悩みはありませんか?

    事務職は求人数自体あまり多くなく、人気の職種のため、狭き門となっています。

    そのため、転職活動を行う際はしっかり対策と準備を行いたいですよね。

    中でも事務職の自己PRは、なかなか記載が難しく、何を書いたらいいのかわからない・・というケースが多いと思います。

    そこで本記事では事務職に最適な自己PRの書き方を解説。

    コピペで簡単に流用可能ですので、ぜひ最後までご覧ください。

      この記事のまとめ

    • 事務職の自己PRを書く際のポイントは4つの要素が必要
    • 事務職の転職は、一貫性、正確性とスピード、パートナーシップが求められる。

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    事務職の自己PRで重要な4つの要素

    まずは事務職の自己PRで必要な4つの要素についてお伝えしていきます。

    重要な要素は以下の4点です。

    • 1.これまでの経験を具体的に説明する
    • 2.その経験を転職先の会社でどのようにどう活かせるかを記載する
    • 3.もっている資格はもれなく記載する
    • 4.今後やりたいことやキャリアビジョンを明確にする

    ここをしっかり抑えて、自分の良さを最大限アピールできるように準備しましょう。

    自己PRを書く上で必要となるのが、「自己分析」です。自分がどのような人物か、どんな強みがあるのかをまずは知る必要があります。

    自己分析のやり方については以下の記事で詳しく解説しています。気になる方はご覧ください。

    合わせて読みたい:転職に必要な自己分析のやり方を徹底解説|3つの方法を紹介します



    1.これまでの経験を具体的に説明する

    重要な要素の1つ目として、これまでの経験を具体的に説明することです。

    これは転職全般において最重要項目の1つなのですが、これまで何をしてきたか/またそれをうまく伝えられるかが非常に重要です。

    転職先企業にとって、その企業が求めているスキルがある方の入社を何よりも期待しています。

    転職先が求めている要件などをしっかりと確認し、マッチしているポイントがあるのであれば、しっかり伝えましょう。

    以下に具体例を示していますので、参考にしてください。

    経験職務の具体例

    これまでの自分の事務経験は、どの領域だったのかを具体的に話せるように準備しましょう。

    • 営業事務
      社外にいることが多い営業担当者が顧客との交渉などに注力できるように、社内での事務業務をサポートするお仕事です。
      具体的な仕事内容:請求書などの書類作成、受発注データの入力、社内会議用資料の準備などです。

    • 庶務事務
      電話・来客対応や備品管理、データ入力、資料作成など、幅広く担当する職種のことです。

    • 専門職のアシスタント系事務
      経理事務:
      経理は決算や社員の給与などを扱うポジションです。
      これらの業務が順調に進むようにするのが経理事務です。
      具体的には精算、請求・支払い手続き、資料作成などの仕事があります。

      総務事務:
      総務の業務としては会社によってさまざまで、来客や問い合わせの対応、社内文書の作成、経理や広報の役割を担う場合もあり、とても広い範囲を担当するのが総務部です。
      主に社内の備品の管理、発注、施設管理、社内イベントの企画、電話やメール対応があります。

    この他にも一口に<事務>といわれる業務の中にはたくさんの種類があります。

    これまでの事務経験を言語化し、なにを強みとした経験があるのか、しっかり伝えられるようにしましょう!

    2.その経験を転職先の会社でどのようにどう活かせるかを記載する

    2点目として、その経験を転職先の会社でどのように活かせるのかを記載しましょう。

    そのために、応募する企業が募集しているポジションの詳細をよく確認しましょう。

    自分で様々なサイトを照らし合わせて情報を得てもいいですし、エージェントを活用し、担当カウンセラーに募集背景とポジションの詳細をよく聞くのも一つの手段です。

    いくら素晴らしい経験を積んでいたとしても、企業の募集とマッチしていなければあまり意味がありません。





    マッチするかどうかを判断するのは難しい作業なので、様々な情報を得ることに越したことはありません。

    その一つとして、採用動画を確認するという手段も有効です。

    以上のような動画があれば積極的に確認するようにしましょう。

    活かせる経験の具体例

    もし、過去に経験がある職種での転職を検討しているのであれば、その経験をどう活かせるのかを記載するのは簡単です。

    しかし営業事務から一般事務への転職や、一般事務から経理アシスタントへの転職を考えているとなると、まとめるのが少し難しくなりますよね。

    そこでまずは過去の経験と、募集ポジションの重なりを書き出してみることをおすすめします。

    例えば、 営業事務から一般事務へ転職する場合

      ~ 一般事務 求人内容の例 ~
    • ・文書作成
    • ・数値入力
    • ・アナログ資料作成、整理
    • ・郵便物、宅急便、社内便の仕分け、発送
    • ・職場環境整備(ごみ収集・消毒等)
    • ・その他庶務(受付補助・備品購入等)

    → OAスキルについては、これまで営業事務として営業担当のかわりに資料を作成したり、文章を作成したり等あったはずです。

    また、庶務・総務要素が入っている部分に関しては、以下のように置き換えられます。

    • ・これまで営業担当と2人3脚で業務を取り組んできたパートナーシップ
    • ・コミュニケーションを取りながら「今営業担当はなにを求めているか」を考えて業務をしていた

    このような経験を、自己PRにするために<全社>という視点に置き換えてアピールすると良いでしょう。

    3.もっている資格はもれなく記載する

    3点目に資格をもれなく記載するという点です。 資格はあなたのスキルを客観的に証明できる有効なものです。

    特にそれが国家資格や業務に通じるものであれば尚更です。 資格の重要性は大きく2点です。

  • 1、差別化の難しい事務職での自己PRの大きな材料になること。

    資格を取得するために努力していたことや、得た知識などプラスアルファでお話できると良いです。

  • 2、スキルを客観的に証明できるため、意外な部分で評価される可能性があること。

    企業側も想定していなかったが、こんなスキルがあるなら、この業務で活躍できると担当者もイメージすることができます。 そのため、募集には書いていないが、実はこんなことで困っているというニーズを掘り起こすことがあります。

    一見関係のないような資格でも記載しておくと良いでしょう。
  • 注意点として、事務職は<正確性>が非常に重要になります。 取得した年次が誤っていたり、資格名が若干異なっていたりすると、正確性に欠けると判断をされてしまうこともあるので、折角取得した資格はきっちり記載しましょう。

    合っているか不安だから書かない・・というのももったいないです。

    しっかりと事実確認の上、綺麗に記載できるよう準備を進めてください。

    4.今後やりたいことやキャリアビジョンを明確にする

    ここでのキャリアビジョンは<その会社に入社をした後、どうしたいか>です。

    この点を伝えることで、視座の高さと、向上心のアピールにつながります。

    企業にとって、「うちの会社に入ってどうなりたいの?」は非常に重要なポイントです。

    また、この点は会社選びの段階でも重要な項目となります。

    • 「そもそもやりたいことはこうなのに、やらせてもらえなかった。」
    • 「将来的にこうなりたいのに、全く違う方向性だった。」

    などミスマッチが起きないようにするためにも重要です。

    キャリアビジョンなどを整理するために「Will-Can-Must」のフレームワークを使用する方法が有効です。

    自分がやりたいこと(Will)、自分ができること(Can)、会社に求められていること(Must)を整理して考えることができます。

    Will-Can-Mustに関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

    合わせて読みたい:転職の自己分析で有効な「Will-Can-Must」を徹底解説



    事務職の転職で人事担当者が見ているポイント

    事務職での転職・就職において人事・採用担当者が見ているポイントはどのような部分になるのでしょうか?

    これまで紹介してきた点を踏まえ、具体的に見ていきましょう。

    書類選考において重要なこと

    書類選考において重要なことは、

    • ・経歴
    • ・一貫性
    • ・正確性

    の3つはまず確実に見られます。

    経歴というのは大きなくくりにはなりますが、 総合職よりもむしろ事務職の方が経歴の一貫性が気になる採用担当者は非常に多いです。

    「なぜ総合職ではなく事務職を選んでいるのか?」
    「これまで異なる経験の方についてはなぜ今回の転職で事務職を希望しているのか?」

    書類選考段階ではまだ直接お話することができていないため、経歴から見ることしかできません。

    ここでの一貫性がないと、狭き門の事務職での採用はなかなか困難になります。

    この3点があるか、客観的に見てもらうために、友人や家族に見てもらってもいいかもしれません。

    また、前段で紹介したとおり、正確な文章作成は基本です!

    履歴書の書き方はミスがないようにご注意ください。

    面接において重要なこと

    事務職の面接において重要なことは、

    • ・スピード感をもっていること
    • ・パートナーシップがあること

    上記2点をアピールすることが重要です。

    他職種と比較して、事務職は納期やノルマなく、自分のペースでできるのでは、と思っている方もいるかもしれません。

    これは大きな間違いで、事務職こそスピードが求められる仕事です。

    営業や、マーケ、経理や総務、どこの所属であっても、必ず納期があります。
    それらの方々を支える・皆が仕事をしやすいようにしていきたい、というパートナーシップが求められる仕事です。

    これまでの経験で、スピード感をもってやっていたことや、パートナーシップをもってやってきたことがあれば、存分にアピールください。

    仕事ではなくても、学生時代の経験でも良いです。

    その他にも面接のポイントがあります。詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

    合わせて読みたい:【例文あり】面接で長所・短所を聞かれたら?回答ポイントを徹底解説!



    合わせて読みたい:【保存版】ベンチャー面接で抑えるべきこと6選|転職のプロが解説

    コピペ流用可!事務職の自己PR例文

    ここまでの内容を頭にいれていただいたなら、もう自己PRはバッチリのはず!

    ですが、「実際にどう書いたらいいのかわからない・・」という方のために、自己PRの例文を紹介します。

    ぜひ参考にしてください。

    1.未経験者のための例文

    一つ目は未経験から事務職を目指す例文です。営業から事務職への転職を考えているなど、他職種から事務職への転職パターンはよくあります。

    ぜひ参考にしてみてください。

    (1.自身の強みや仕事において大事にしていること)

    私はマルチタスクでのPCの入力を特に得意としています。また、急なPCトラブルにも対応が可能な点は私の強みです。

    (2.強みを裏付ける具体的な行動や実績)

    現職のWeb広告代理店の営業では、マルチタスクをどう効率よくできるかを常に意識して業務を行っています。
    自分だけではなくチーム全体の問題点や目標について考え、チームワークを大事にしてきました。
    また、ITパスポートの資格を所有し、業務中PCトラブルが起きた際は迅速に対応が可能です。

    (3.なぜ応募先企業で事務職を志すのか)

    今回、これまで培ってきたPCスキルを活かしながら、共に働く方々がさらに働きやすくなるようサポート側に回りたいと考え、転職活動をしています。

    (4.応募先企業でどのように活躍していきたいか)

    また、周囲から私は協調性があると言われることが多く、周囲の困まりごとについて共に解決しようと努力します。
    これまで営業として培ってきた資料作成能力やスピード感を活かし、今後は事務職として、共に仕事をする方々のサポートができればと思っております。



    ここで事務職への転職をお考えの方へおすすめの求人を紹介します。どれもおすすめのスタートアップ企業の事務職になっています。ぜひご覧ください!



    2.経験者のための例文

    二つ目は事務職経験者が他の企業への転職をする際の例文です。

    (1.自身の強みやマインド)

    私の強みは、業務管理能力です。これまでの事務経験を通し、複数の業務を管理する力を身に付けました。

    (2.強みやマインドを裏付ける具体的な行動や実績)

    これまで主に勤怠管理や請求書作成、データ入力や備品管理などに従事する中で、各業務の締切を確認し優先順位を決めて取り組んでおりました。
    期日から逆算して予定を組む事により、進捗が目に見えて分かるため、余裕を持った業務遂行が可能になりました。
    また、部署内や担当営業社員とも連携し、イレギュラー発生の際も臨機応変に対応し、業務を遂行致しました。

    (3.なぜ応募先企業で事務職を志すのか)

    今後も引き続き、事務職としてのスキルアップを目指し転職活動をしております。

    (4.応募先企業でどのように活躍していきたいか)

    他部署との連携の意識や、業務管理能力は御社に活かせると考えています。

    3.別種類の事務職のための例文

    ここでは経理事務から一般事務へ転職をする場合の例文を紹介します。それぞれの状況によって微調整して使用してください。

    (1.自身の強みや仕事において大事にしていること)

    私の強みは努力をし続けられることです。

    (2.強みやマインドを裏付ける具体的な行動や実績)

    現在も、業務に携わるうえで必要な知識を書籍や資格取得を通して常に自己研鑽しています。 前職では経理事務に携わっており、正確な業務遂行に必要な経理関連知識を独学にて勉強し、簿記能力検定1級に合格することができました。 不明点がある場合は必ず社員の方々に質問をして、コミュニケーションをとってその場で解決するようにしています。

    (3.なぜ応募先企業で事務職を志すのか)

    今回、経理の事務経験で培った経験をさらに広げるべく、転職活動をしています。

    (4.応募先企業でどのように活躍していきたいか)

    前職で得た正確性や遂行能力を活かしながら御社に貢献していきたいです。

    4.責任感をアピールした例文

    最後に、事務職において重宝される責任感をアピールした自己PR例文を紹介します。自分に性格にマッチしていたら、ぜひ活用してみてください。

    (1.自身の強みや仕事において大事にしていること)

    私は責任感が強く、細かいところまで気を配り、仕事に取り組んできました。仕事において大事にしていることは、組織やチームに対する責任感を持ち、自分の仕事が周囲に影響を与えることを理解することです。 また、物事を前向きに捉え、問題が起こった際には即座に対処することができます。

    (2.強みやマインドを裏付ける具体的な行動や実績)

    私は過去の職務経験において、プロジェクトの進行管理や顧客対応など、様々な業務に携わってきました。 常にチームの目標を意識し、デッドラインに向けて責任を持って仕事を進めることができました。 また、自分の業務に関しても、細かい点まで気を配り、品質に対しする責任感を持って取り組んできました。

    (3.なぜ応募先企業で事務職を志すのか)

    私が貴社で事務職を志す理由は、貴社の〇〇というビジョンに共感したからです。貴社が目指すビジョンの達成に向け、私の責任感が強く、粘り強く取り組んでいけるという能力がを活かせる場所であると感じたからです。

    (4.応募先企業でどのように活躍していきたいか)

    まずは自分の業務に対する責任感を持ち、チームの目標達成に向けて積極的に取り組んでいきたいと思います。また、周囲の方々とのコミュニケーションを大切にし、チームワークを高めることで、より生産的な職場環境をつくりあげていきたいと考えています。

    いかがでしたでしょうか?このように分解して書いていくと頭が整理されていくのでおすすめです。

    今回は事務職のPR文について解説しました。もしベンチャー企業への転職を考えている方はこちらの志望動機の書き方も参考になるかと思います。ぜひご覧ください。
    あわせて読みたい:【例文あり】ベンチャーに受かる志望動機の書き方を徹底解説!


    まとめ:自己PRを作って事務職への転職を考えている方へ

    ここまで事務職の自己PRの書き方を解説しました。 事務職は求人数も少なく、現在では狭き門となっています。

    そのため、企業の理解と差別化した自己PRが重要です。 そこで企業の情報を動画を確認することをおすすめします。

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    今林 智宏

    この記事を書いた人

    今林 智宏
    国立大学を卒業後、大手サービス企業に入社し、店長を歴任。チームマネジメントやマーケティング業務を経験。在籍中は、現場社員として数多くの学生・転職者の面接官も行う。退職後、スタートアップ企業にて、フロントエンドのシステム開発に加え、カスタマーサクセスやマーケティングを担当し、企業の採用や広告支援に関わる。

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    会社名 株式会社moovy
    代表取締役 三嶋 弘哉
    設立 2020年4月13日
    住所 〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1丁目18−3 プレミア道玄坂ビル8階
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