未経験から事務職の転職は難しい？必要なスキルや転職成功のポイントを解説！
# 職種の選び方
- 「事務職に転職するのは難しいのかな？」
- 「未経験から事務職に転職するには何が必要なんだろう」
事務職は人気があり、他の職種よりも競争率の高い職種とされています。
また、正社員の求人数も少なく、特に未経験からの転職は簡単ではありません。
しかし、これまでの仕事で培ったスキルや経験をしっかりとアピールできれば、未経験でも事務職に転職することは可能です。
本記事では、事務職の転職が難しいとされる理由や、事務職に転職するためのポイント、さらに必要なスキルについて解説します。
事務職に転職を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
- なぜ事務職の転職が難しいのかが分かる
- 未経験から事務職に転職を成功させるポイントが分かる
この記事を読んで分かること
事務職の転職が難しいと言われる理由
未経験から事務職への転職は、難しいと言われることが多いです。
その理由は、主に以下の2つが挙げられます。
- 1. 人気職種のため競争率が高い
- 2. 正社員の求人が少ない
未経験者の転職が不可能という訳ではないものの、求職者からの人気が高く、求人数が少ない事務職への転職は簡単ではありません。
以下では事務職への転職が難しいとされる理由について、詳しく解説していきます。
1.人気職種のため競争率が高い
事務職は人気が高いため、求職者の競争率が高いです。
事務職はデスクワークが中心で、土日休みやノルマがないことから、体力的・精神的な負担が比較的少ないと考える人が多く、幅広い年代の求職者から人気があります。
安定した働き方を求める人にとって、事務職は理想的な職種の1つです。
また、厚生労働省の調査によると、一般事務職の有効求人倍率は0.37とされています。
これは、1件の事務職の求人に対し、約3人が競争している状況であり、他の職種に比べても競争が激しいことを示しています。
人気が高い職種であるため、応募者が多く、特に正社員の事務職の求人は限られていることが多いです。
このため、未経験者が事務職へ転職するのは難しく、採用されるには事務職に活かせる高いスキルが求められます。
2.正社員の求人が少ない
事務職は、正社員の求人が少ないことも特徴です。
多くの企業がコスト削減を重視しており、事務職は派遣社員やアルバイトを中心に採用する傾向が強まっています。
派遣社員やアルバイトであれば、必要に応じて契約を更新したり終了したりできるため、企業にとってリスクが低いと考えられています。
そのため、正社員の求人枠は限られており、求職者が希望する安定したポジションを見つけるのが難しくなっています。
また、事務職は他の職種に比べて定着率が高いことも、正社員の求人が少ない理由の1つです。
事務職は体力的な負担が少ないことや、安定した仕事環境であるため、欠員が出にくく、新たな求人が発生する頻度も少なくなります。
結果として、正社員のポジションが少ない中で、求職者が集中するため、転職が難しくなるという現象が起きています。
コスト削減と定着率の高さが重なり、事務職での正社員求人は非常に少なくなっているのが現状です。
代表的な事務職の種類4つ
事務職にはさまざまな種類があり、未経験からでも比較的目指しやすい職種は以下の4つです。
- 1. 一般事務
- 2. 営業事務
- 3. 経理事務
- 4. 総務事務
同じ事務職でも、職種によって業務内容や、未経験からの転職の難易度も異なります。
転職活動を始める前に、それぞれの仕事内容を理解しておきましょう。
1.一般事務
一般事務は、事務職の中でも最も基本的で幅広い業務を担当します。
主な仕事内容には、書類作成やファイリング、電話対応、来客対応といったオフィス全般のサポート業務が含まれます。
一般事務は、未経験者でも比較的応募しやすいことが特徴です。
特別な専門知識や高度なスキルを必要としないため、事務職への転職を考える未経験者が最初に目指しやすい職種でもあります。
しかしその反面、採用枠が限られている状況では、採用のハードルが高くなることがあります。
一般事務の仕事では、パソコンスキルやコミュニケーション能力が重要です。
特にWordやExcelなどの基本的なパソコン操作ができることや、効率よく書類を作成したり、データを管理したりする能力が求められます。
また、電話対応や来客対応など、他のスタッフや顧客と直接やりとりする場面も多いため、丁寧なコミュニケーションができることもポイントです。
これらのスキルをしっかりアピールできれば、競争率の高い中でもチャンスをつかめるでしょう。
2.営業事務
営業事務は、営業スタッフをサポートする業務を担当するため、事務職の中でも特に営業活動に関連した仕事が多いです。
主な仕事内容には、見積書の作成、受注処理、顧客対応などがあります。
これらの業務を通じて、営業チームが円滑に業務を進められるように支援する役割を果たします。
営業事務は未経験者でも挑戦できる場合があり、事務職の中でも転職しやすい職種の1つです。
また、営業の知識があったり、顧客対応の経験が豊富だったりする場合には、優遇されることが多いため、これらの経験があると強みになります。
さらに、営業事務は単にデスクワークをこなすだけでなく、営業スタッフや顧客とのコミュニケーションも頻繁に行います。
そのため、柔軟に状況を判断し、スムーズな連携を取れる人が求められます。
営業チームが円滑に仕事を進められるよう、裏方でサポートする営業事務は、企業にとって重要な役割を担っています。
3.経理事務
経理事務は、会社の財務管理のサポートが主な業務です。
具体的には、仕訳入力、帳簿管理、給与計算、そして税務処理などを担当します。
これらの業務は、会社のお金の流れを正確に管理するため、細かい作業が多く、ミスが許されない責任の大きい役割です。
そのため、経理事務は専門的な知識が必要となり、未経験者が経理事務に転職するのはやや難しい傾向があります。
たとえば、簿記の知識がないと、仕訳入力や帳簿管理の作業を正確にこなすことが難しくなります。
また、税務処理や給与計算などの複雑な業務も含まれるため、税法や給与制度に関する知識も必用です。
未経験から経理事務を目指す場合は、まずは簿記などの資格を取得すると転職活動を進めやすくなるでしょう。
資格を持っていれば、未経験でもチャンスが広がり、転職活動でも大きなアピールポイントとなります。
経理事務に転職するには専門知識が求められますが、資格取得などの準備をしっかり行うことで、未経験からでも成功するチャンスが十分にあります。
4.総務事務
総務事務は、会社全体の運営をサポートする役割を担います。
具体的な業務内容は、備品の管理や人事関連の業務、福利厚生の手続きなど、非常に幅広い分野にわたります。
総務事務の特徴は、対応する業務が多岐にわたるため、オールラウンドなスキルが求められることです。
たとえば、備品の発注や在庫管理など、細かい調整が必要な作業もあれば、契約書の作成や人事関連の書類手続きなど、法的な知識が求められる仕事も含まれます。
未経験でも、比較的転職しやすい職種ですが、総務に関する専門知識があると即戦力として重宝されます。
たとえば、労働法や会社法の知識を持っていると、福利厚生や契約書作成の際にスムーズに対応できるでしょう。
また会社全体のバックオフィスを支えるため、コミュニケーション能力やマルチタスクのスキルも重要です。
総務事務は業務範囲が広いことから、さまざまなスキルが求められますが、その分やりがいも大きく、会社の運営に携われます。
未経験者でも、幅広い業務にチャレンジできる点で魅力的な職種です。
特にベンチャー・スタートアップ企業の事務職では、総合的に業務を任されることが多くあります。
moovyでもベンチャー・スタートアップ企業の事務職の求人を掲載していますので、気になる求人がないかぜひチェックしてみてください。
また、ベンチャー・スタートアップ企業の事務職について知りたい方は、以下のインタビュー動画をご覧ください。
事務職に求められるスキル
事務職にはさまざまな種類がありますが、以下のスキルは共通して求められます。
- ・基本的なパソコンスキル
- ・コミュニケーション能力
- ・スケジュール管理能力
上記のスキルは、事務職以外の仕事でも身に付けられます。
これまでの経験から、事務職の仕事に活かせるスキルがあれば、積極的にアピールしましょう。
まずはこれまでの経験を棚卸し、今までに上げた成果やスキルを活かしたエピソードを整理しましょう。
詳しい棚卸しのやり方は、以下の記事をご確認ください。棚卸し用のワークシートもありますので、ぜひご活用ください。
合わせて読みたい：キャリアの棚卸しのやり方！便利なワークシート付で徹底解説！
それでは、事務職に必要なスキルについてそれぞれ詳しく解説していきます。
基本的なパソコンスキル
事務職では、基本的なパソコンスキルが必須です。
ほとんどの業務はパソコンを使って進めるため、WordやExcelといったオフィスソフトの操作に慣れていることが求められます。
たとえばExcelを使ったデータ管理や分析、売上データの集計、グラフの作成などは頻繁に行われるため、基本的な関数の操作やデータ整理のスキルは重宝されます。
Excel以外にも、Wordでの文書作成や、PowerPointでの資料作成など、日常的に使うソフトが多いため、これらのソフトの使い方に慣れていれば、業務をスムーズに進められます。
さらに、最近では社内システムやクラウドサービスを使った業務も増えています。
社内システムを使ってデータを管理したり、他の部署と情報を共有したりすることが日常的に行われるため、これらのシステムの使い方に慣れているかどうかも、事務職の効率を大きく左右します。
事務職ではパソコンスキルが欠かせず、基本的なオフィスソフトの操作だけでなく、メール対応や社内システムの利用も含めた幅広いパソコンスキルが求められます。
パソコンに慣れていることは、事務職の転職につながる大切な要素です。
コミュニケーション能力
事務職では、コミュニケーション能力が重要です。
事務職は社内外の多くの人々と連携しながら業務を進める機会が多いため、業務を円滑に進めるためには、正確なコミュニケーションが欠かせません。
電話対応や来客対応、メールでのやり取りなど、日常的にさまざまな場面でコミュニケーションが発生します。
たとえば、上司や他部署のメンバーと連携して業務を進める際には、的確な指示を受け取ったり、業務の進捗を報告したりする必要があります。
そのため、ただ話すだけではなく、相手の意図を正しく理解し、それに基づいた行動を取ることが求められます。
メールでのやり取りも、事務職の重要な業務の1つであり、文面がわかりやすく、誤解を生まないようにすることが大切です。
メールの内容を迅速かつ正確に伝えるスキルが必要であり、相手に対して配慮ある文章を書くことが、信頼関係を築く基盤となります。
事務職では社内外のさまざまな人とコミュニケーションを取る場面が多く、スムーズなやり取りが業務を効率よく進めるために欠かせません。
これまでの業務でコミュニケーション能力を培ってきた人であれば、転職の際にアピールできるでしょう。
スケジュール管理能力
事務職では、スケジュール管理能力が非常に重要です。
日々の業務において、上司やチーム全体の予定を調整したり、会議室の予約を取ったり、業務の締め切りを把握して進行状況を管理するシーンが多くあります。
そのため、時間を効率的に使い、優先順位をつけてタスクを進めるスキルが求められます。
たとえば、複数の会議が重なる際には、会議室の空き状況を確認しながら最適な時間を提案したり、参加者全員のスケジュールを調整する必要があります。
プロジェクトの進捗管理では、締め切りまでに業務を完了させるために、どのタスクを先に進めるべきかを考え、必要に応じてスケジュールを調整する力が必要です。
また、自己管理も大切です。
自分自身の業務を管理し、締め切りを守ることが基本ですが、それに加えて、他のメンバーのスケジュールやプロジェクトの進行具合にも目を配る必要があります。
他者の予定を考慮しながら調整することで、チーム全体がスムーズに業務を進めることができ、信頼関係の構築にもつながります。
スケジュール管理能力が高い事務職は、会社内で信頼され、重要な業務を任されることも多くなるでしょう。
自身の経験やスキルを整理し、アピールするべきエピソードが決まったら、職務経歴書を作成しましょう。
moovyではAIで簡単に職務経歴書を作成できるサービスを展開しています。ぜひご活用ください。
事務職への転職を成功させるコツ
事務職への転職を成功させるには、以下のコツを押さえておきましょう。
- 1. 事務職に必要なスキルを磨く
- 2. 説得力のある志望動機を用意する
- 3. 事務職に活かせるスキルをアピールする
- 4. 事務職としてのキャリアビジョンを描く
それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。
1.事務職に必要なスキルを磨く
事務職への転職を成功させるためには、事務職で求められる基本的なスキルをしっかりと磨くことが重要です。
特に、パソコン操作やExcelのスキルは事務職では欠かせないものであり、これらのスキルが転職活動においても大きなアピールポイントとなります。
事前にExcelやWordの使い方を習得し、基本的な操作ができることを示すことで、採用担当者に良い印象を与えられるでしょう。
たとえば、Excelではデータの管理や集計、簡単な関数操作などが日常的に行われます。
こうした操作に慣れているかどうかで、業務の効率が大きく変わるため、事務職で活躍するためには必須のスキルです。
さらに、ExcelやWordの使い方だけでなく、可能であればMicrosoft Office Specialist（MOS）などの資格を取得することも役に立ちます。
資格を持っていると、即戦力としての印象を与えられ、採用担当者からの信頼感を高められます。
未経験から事務職への転職を成功させるためには、必要なスキルをしっかりと習得し、転職活動でそれをアピールすることが大切です。
2.説得力のある志望動機を用意する
事務職への転職には、説得力のある志望動機を用意することが大切です。
単に「事務職に就きたい」という理由だけでは、他の候補者との差別化が難しくなります。
採用担当者に強い印象を残すためには、「なぜ事務職を選んだのか」「なぜその会社を選んだのか」という点を明確に伝える必要があります。
たとえば、
- ・オフィス内でのサポート業務が得意である
- ・細かい作業やデータ管理に自信がある
- ・チーム全体を支える仕事にやりがいを感じている
など、自分の適性や経験を交えて説明すると説得力が増します。
また、多くの会社の中で、なぜその企業に応募したのか、その企業のどのような点に魅力を感じたのかを具体的に伝えることで、採用担当者に「この人は会社のことをしっかり理解している」という印象を与えられます。
たとえば、企業の成長性や社風、業界内でのポジションなど、自分がその企業で成長していきたいと感じる部分を示すとよいでしょう。
さらに、その企業で自分がどのように貢献できるかを伝えることができれば、志望動機はより説得力を増します。
前職での経験を活かしてどのように役立てるか、業務を通じてどのように会社の成長に貢献できるかを示すことで、採用担当者から評価されやすくなります。
志望動機は、転職活動における重要なアピールポイントなので、事前にしっかりと考え、自分の強みを伝えられる内容にすることが重要です。
また、志望動機を作成するのにChatGPTを活用するのもおすすめです。ChatGPTにたたき台を作ってもらい自身で修正することで、効率よく志望動機を作成できます。
合わせて読みたい：ChatGPTで志望動機の作り方！爆速で作成できるプロンプトを紹介
3.事務職に活かせるスキルをアピールする
特に未経験から事務職の転職を目指すには、自分が持っているスキルをいかに業務に活かせるかをアピールすることが大切です。
事務職の経験がない場合でも、これまでの職場で培った経験やスキルが役立つことを採用担当者に伝えられれば、転職活動を有利に進められます。
たとえば、過去に顧客対応の経験がある場合、そのスキルは電話対応や来客対応に応用できると説明できます。
事務職は社内外の人とコミュニケーションを取る機会が多いため、顧客とのやり取りを丁寧にこなした経験があるなら、それを事務職でも活かせることを強調できます。
また、データ管理の経験があれば、事務職でのデータ入力や資料作成などの作業に直結するため、転職活動の大きなアピールポイントになります。
たとえば、Excelを使ったデータ分析や整理の経験があれば、その技術を事務業務でどのように活かせるか具体的に説明すると効果的です。
事務職が未経験であっても、自分の過去の経験をどのように事務業務に活かせるかを考え、それを具体的に説明することが重要です。
スキルを事務職に結びつけてアピールすることで、採用担当者に自分の強みを効果的に伝えることができ、転職成功の可能性が高まります。
以下の記事で事務職の自己PRの書き方やコピペ可能な例文を紹介しています。採用担当者が見ているポイントも解説していますので、ぜひ合わせてご確認ください。
合わせて読みたい：【コピペで使える】事務職の自己PRの書き方！ポイント解説！
4.事務職としてのキャリアビジョンを描く
事務職への転職を成功させるには、その先のキャリアビジョンを明確に描いておくことが大切です。
単に業務をこなすだけでなく、将来的にどのような役割や責任を担いたいかを明確にし、それを企業に伝えることで、長期的な戦力として期待されるようになります。
たとえば、事務職の経験を積んだ後、総務や経理、人事など、より専門的な分野に進むことが目標であると示せば、企業にとっても成長意欲のある人物だと評価されるでしょう。
また、事務職の中でもチームリーダーとして他のスタッフをまとめ、会社の運営により積極的に貢献する役割を担いたいというビジョンがあれば、それも企業側には魅力的に映ります。
キャリアビジョンを描くことで、面接などで企業に対して自分のやる気や長期的な貢献意欲をアピールできます。
採用担当者は、単に事務作業ができるだけではなく、将来を見据えて成長していける人材を求めているため、キャリアビジョンをしっかり持っていることが転職成功につながります。
自分が将来どのような役割を担いたいのか、どのようにスキルを伸ばしていきたいのかを明確にし、それを転職活動でしっかりとアピールすることで、事務職への転職を成功させられるでしょう。
以下の記事で、事務職のキャリアプラン10選を紹介していますので、ぜひキャリアビジョンを考える際に参考にしてください。
合わせて読みたい：事務職のキャリアプランを徹底解説！面接で使える解答例もご紹介
しっかりと準備をして事務職への転職を成功させよう
事務職の転職が難しい理由や、未経験者におすすめの職種、転職を成功させるポイントについてご紹介しました。
他の職種よりも競争率の高い事務職への転職は、決して簡単ではありません。
しかし、未経験者でもこれまでの経験やスキルをアピールできれば、事務職へ転職することは可能です。
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- 今林 智宏
- 国立大学を卒業後、大手サービス企業に入社し、店長を歴任。チームマネジメントやマーケティング業務を経験。在籍中は、現場社員として数多くの学生・転職者の面接官も行う。退職後、スタートアップ企業にて、フロントエンドのシステム開発に加え、カスタマーサクセスやマーケティングを担当し、企業の採用や広告支援に関わる。
この記事を書いた人
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| 会社名 | 株式会社moovy |
|---|---|
| 代表 | 三嶋 弘哉 |
| 設立 | 2020年4月13日 |
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