円満退職のコツとは？辞めるまでのステップや退職理由例文を紹介
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そこで本記事では、円満退職にむけた退職までのステップを5つに分けてわかりやすく解説しています。
また、円満退職できなかった場合のリスクや円満退職するためのコツにも触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
- 円満退職までのステップがわかる
- 円満退職できなかった場合のリスクがわかる
- 円満退職するためのコツがわかる
この記事を読んでわかること
円満退職とは
円満退職とは、雇用者と労働者のお互いが合意の上で雇用関係を終了させることを意味します。
両者間でわだかまりや揉め事を起こさず、スムーズに退職過程を進められることで、退職までの期間の業務も円滑に進行しやすくなります。
また、退職後も前職の同僚や上司と円満な関係を継続でき、将来的に人脈を活かすことも可能です。
このように、円満退職は退職までの期間だけでなく、その後のキャリアパスにおいても重要な役割を果たすと言えます。
これから転職活動を始めるという方は、転職準備の流れも合わせてご確認ください。こちらの記事では、転職に失敗しないためにやるべきこと10選をチェックリスト形式でまとめています。
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円満退職できない場合のリスク
では円満退職ができなかった場合どのようなリスクがあるのでしょうか？
円満退職を行うことはとても重要とされています。
そのため、円満退職できなかった場合、様々な影響が出る可能性がありますので、しっかりリスクを確認しておきましょう。
- 1. 退職手続きが滞り長期化する
- 2. 業界内で悪い噂が広まる可能性がある
- 3. 転職後に人脈を活用できない
1.退職手続きが滞り長期化する
上司に対し退職の意思を上手く伝えられない場合や、感情的な対立によって退職をなかなか認めてもらえないなどの不和があると、退職手続きが滞り結果として退職そのものが遅くなってしまうケースは少なくありません。
また、従業員が一方的に退職日を設定したり、雇用者からの引き留めに関する話し合いを拒否したりした場合も、退職が長期化する原因となり得ます。
さらに、転職先がすでに決まっている状況では、スケジュールに余裕がないため、退職の遅延はその後のスケジュールにも悪影響を及ぼす恐れがあります。
従って、円滑な退職過程を経ることは、個人のキャリアパスにおいて非常に重要です。
2.業界内で悪い噂が広まる可能性がある
退職過程において、上司との対立や十分に引継ぎを行わず退職してしまった場合、悪い噂が社内に広がるリスクがあります。
また、単に社内の問題に留まらず、同業他社や業界内にも話が広がり評判が悪くなる可能性もあるため注意が必要です。
例えば、プロジェクトにおいて重要な役割を担っていた従業員が十分な引継ぎを行わずに退職した場合、その影響はプロジェクトだけでなく、社内の士気にも関わります。
さらに、引継ぎを行わずに退職したという事実が業界のネットワークを通じて広まってしまうと、退職者の将来のキャリアにも悪影響を与えることもあります。
このように、退職過程でのトラブルは社内での悪評を生むだけでなく、業界内での信頼を損なうリスクもあるため、円満退職を目指し十分な引継ぎを行うことが重要です。
3.転職後に人脈を活用できない
退職過程でトラブルがあった場合や、上司との対立や揉め事が原因で円満退職ができなかった場合、転職後の人脈活用に障害が生じるリスクがあります。
なぜなら、職場での人間関係は、仕事の推薦や情報共有、専門的な視点からのアドバイスなど、キャリアにおける重要なリソースであるためです。
前職での人脈は転職した後においても情報交換や新たな商談のきっかけになる可能性があるため、非常に有益なものです。
円満退職ができなかった場合、これらのリソースへのアクセスが難しくなり、将来のキャリア形成に悪影響を及ぼす恐れがあります。
そのため、退職のプロセスにおいて良好な人間関係を維持することは、将来のキャリアを広げる上で重要です。
円満退職に向けた退職までのステップ
円満退職のリスクについてご理解いただけましたでしょうか。そのようなリスクをしっかり回避するためにも円満に退職する必要があります。
そこで、ここからは円満退職に向けた退職までのステップを5つに分けて紹介します。
退職までの流れが掴めていないという方は、スムーズに退職を進めるために、ぜひ本章を参考にしてください。
- ステップ1：上司に退職の意思を伝える
- ステップ2：退職届を提出する
- ステップ3：しっかりと引継ぎを行う
- ステップ4：取引先への挨拶も忘れずに
- ステップ5：社内向けの挨拶状やメールを送付する
今回は、勤めていた企業を退職する流れにフォーカスしていますが、応募した企業から内定をもらった後の流れはこちらの記事で解説しています。
合わせて読みたい：転職内定後の流れを徹底解説。思わぬ落とし穴に注意が必要です。
ステップ1上司に退職の意思を伝える
円満退職を目指す最初のステップとして、退職の意思を適切な形で上司に伝えることが重要です。
退職の意思を伝える時期は、希望する退職日から少なくとも1ヶ月前に行うことが推奨されます。
民法第627条第1項では、退職の意思表示をしてから14日後に退職が可能と定められています。
ただし、いつまでに伝えなければならないかは各社の就業規則によって定められており、1ヶ月より前に伝えなければならない場合もあるため、就業規則の確認が重要です。
次に、退職の意思を伝えるタイミングは上司が忙しい時間を避け、あらかじめ1時間ほどのアポイントメントを取ることが望ましいでしょう。
その際は、会議室など静かで他の人がいないプライベートな空間を確保し、直属の上司に対面で退職の旨を口頭で伝えるのが理想的です。
ただし、テレワークなどの影響で対面でのコミュニケーションが難しい場合、Web会議ツールや電話を利用するのも1つの方法です。
重要なのは、退職の意思をはっきり伝えることと、円滑な退職への配慮を示していることです。
上記のように退職の意思を伝えることで、上司との関係を尊重しつつ、今後の手続きをスムーズに進めるための基盤を築けます。
ステップ2退職届を提出する
退職が決定したらすぐに退職届を提出することが一般的なルールです。
退職届を作成する際は、就業規則に従って指定された形式で文書を準備し、指定された期限内での提出が求められます。
また、提出先についても会社によって異なり、直接上司に提出する場合もあれば、人事部や労務管理部門など特定の部署に提出することが求められる場合もあります。
さらに、会社によっては退職届が不要な場合もあるため、必ず就業規則を確認しましょう。
正しい手順で退職届を提出することで、退職プロセスをスムーズに進められ、円満退職に繋がります。
ステップ3しっかりと引継ぎを行う
円満退職を目指すには、後任者やチームがスムーズに業務を継続できるよう、責任を持って引継ぎを行うことが重要です。
具体的には、誰が見てもすぐに理解できるような引き継ぎマニュアルの作成や、日常業務のプロセスなどを記した資料の作成が有効です。
また、重要なプロジェクトの進行状況や、対処すべき課題、連絡先リストなどもまとめておくことで、後任者は必要な情報を探す手間を省けます。
さらに、自身が担当している業務については、最終出社日まで責任を持って完遂することが重要です。
業務への前向きな姿勢と十分な引継ぎによって、退職後も前職のメンバーとの人間関係を良好に保つことができます。
ステップ4取引先への挨拶も忘れずに
円満退職の過程では、取引先への挨拶も重要です。
特に、取引先と直接やり取りがあった場合、後任者の紹介を行うことで、信頼関係を保ちながら業務がスムーズに継続できるよう支援できます。
ただし、取引先へ挨拶する際はビジネスマナーとして、退職の理由や転職先についての詳細な説明は控えるべきとされています。
挨拶の主な目的は、取引先に対する礼儀を尽くし、後任者へのスムーズな引き継ぎを促進することであるからです。
メールで退職の旨を伝える場合、最終出社日の2週間前が目安です。
この時期に伝えることで、取引先は担当者の変更に対応しやすくなり、必要に応じて後任者とのコンタクトを取ることもできるためです。
ステップ5社内向けの挨拶状やメールを送付する
最終出社日に社内向けに挨拶状やメールを送ることで、これまで一緒に働いてきた同僚や部署に対する感謝の気持ちを表現でき、ポジティブに職場を去ることができます。
挨拶の内容は、自身の退職を知らせるとともに、これまでの仕事での経験や成長、同僚との協力に対する感謝を表現すると良いでしょう。
特に、直接退職することを伝えられなかった人たちにも、メッセージを通じて退職することを伝えられるため、社内の人々との関係を良好なものとして維持するのに役立ちます。
社内メールの場合、一斉送信を利用して全社員に向けたメッセージの配信が一般的です。
個々の同僚や特定のチームメンバーに対しては、より個人的なメッセージを個別に送ることも検討すると良いでしょう。
挨拶状やメールは、退職者の最後の印象を決定づけるものとなります。
そのため、円満退職を実現するには、このステップを慎重かつ心を込めて行うことが大切です。
円満退職のコツを紹介
円満退職に向けた退職までの流れを理解できたら、次は円満退職するためのコツを理解しましょう。
ポイントを押さえておくことで、退職後も現在の職場と良好な関係を築くことができ、罪悪感を感じることなく次のステップへと進めます。
これから退職を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
- 1. 退職の意思表示はできるだけ早めに行う
- 2. 最終日まで責任を持って業務に従事する
- 3. 前向きな退職理由を伝える
ポイント1退職の意思表示はできるだけ早めに行う
円満退職を実現させるには、退職の意思はできるだけ早めに伝えましょう。
なぜなら、早めに退職するという事実を会社に伝えることで、引継ぎや取引先への挨拶など、退職までのプロセスに余裕を持たせられるからです。
また、早期に退職の意思を知らせることで、企業は余裕を持って後任の採用プロセスを開始できます。
ただし、会社繁忙期の際に退職する旨を伝えた場合、同僚や上司にストレスを与え、人間関係に悪影響を及ぼす恐れがあるため、繁忙期を避けて退職の意思を伝えるようにしましょう。
ポイント2最終日まで責任を持って業務に従事する
退職が決まったからといって仕事への姿勢を緩めてしまうと、周囲の同僚や上司に迷惑をかけることになります。
上司や周りのメンバーに迷惑をかけず円満退職を実現するには、最終日まで責任を持って業務を遂行することが重要です。
また、退職までの期間を活用し、丁寧な引継ぎ資料を作成して後任者やメンバーへ知識を伝えることも、円満退職する上で非常に大切です。
最後まで良い印象を残すことができれば、退職後のキャリアにおいても前職の人脈を活かせるでしょう。
ポイント3前向きな退職理由を伝える
円満退職を実現するには、たとえ会社への不満が原因で退職する場合でも、退職理由は前向きなものに言い換えるようにしましょう。
たとえ本音であってもネガティブな理由を伝えられると、上司も人間なのでその後の心証が悪くなる恐れがあります。
また、本当の理由をそのまま伝えると、不満を解消するので退職を待ってほしい、などの引き留めに合うケースもあり、希望日での退職が難しくなってしまいかねません。
退職理由を前向きなものに置き換えることで、上司や会社にも受け入れてもらいやすく、円満退職に繋がります。
退職理由を「ネガポジ変換」させるポイントは以下の記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。
合わせて読みたい：【回答例文あり】面接で退職理由を聞かれた時の上手い答え方
【コピペ利用可】シーン別！退職理由の例文
退職する際は、退職理由をできるだけポジティブなものに言い換えることで、礼儀正しい印象を与えられます。
また、事前に退職理由をしっかりと考えておくことで、「言いたいことを言えなかった」と後悔することも防げるでしょう。
本章では、退職理由をポジティブに置き換えたものをシーン別で4つ紹介します。
退職理由をどのように伝えたらよいか悩んでいる場合、退職プロセスをスムーズに進めるためにもぜひ参考にしてみてください。
- ・給与や待遇に不満で転職する場合
- ・介護など家庭の事情の場合
- ・人間関係に問題があった場合
- ・仕事が合わないと感じていた場合
給与や待遇に不満で転職する場合
給与や待遇に不満を持ち転職を考える場合でも、上司に伝える際はポジティブな表現を用いることが重要です。
この度、私は自分自身の成長と、キャリアの発展に向け、新たなチャレンジを求めることにしました。
在籍中は多くの学びと経験を得られ、非常に充実した時間を過ごすことができました。
特に、〇〇（会社名）での仕事を通じて、私のスキルや専門知識が大きく向上したことに深く感謝しています。
しかしながら、私のキャリア目標を達成し、さらなる成長を実現するためには、新しい環境での経験が必要であると考え、転職を決意しました。
この決断は、給与や待遇の面ではなく、私のキャリアビジョンに基づいたものです。
退職に際しては、業務の引き継ぎにも最大限の配慮を行い、スムーズな移行を支援したいと思っております。
今後とも変わらぬご支援とご理解を賜りますようお願い申し上げます。
このように、自身の成長やキャリア目標に焦点を当てることで、給与や待遇に関する不満を直接的に言及することなく、ポジティブな理由で退職する旨を伝えられます。
介護など家庭の事情の場合
介護や家庭の事情で退職を考えている際には、状況を理解してもらいやすく、同時に感謝の気持ちを表現するポジティブな言葉遣いが重要です。
私事で恐縮ですが、家族の介護が必要になり、これからは家庭により多くの時間を割く必要が生じました。
在籍中は、多くの挑戦と成長の機会を与えていただき、心から感謝しております。
〇〇（会社名）で働くことで得られた経験と知識は、私の人生において計り知れない価値があると感じております。
家庭の状況がこのような決断をさせることになりましたが、私はここでの経験を今後の人生においても大切にしていくつもりです。
家族を支えるという新たな役割を果たしつつも、〇〇（会社名）での経験を活かし、可能な限り社会への貢献を続けていくことを目指しています。
退職にあたり、引き継ぎなどの準備には十分注意を払い、後任の方がスムーズに業務を引き継げるよう努めます。
皆様と過ごした時間は私の宝物です。今後とも変わらぬご支援とご理解を賜りますようお願い申し上げます。
このように述べることで、退職理由が家庭の事情にあることを伝えつつ、未来に向けての前向きな姿勢を表現できます。
人間関係に問題があった場合
職場での人間関係に問題があった場合でも、退職理由を伝える際には建設的なアプローチを取り、ポジティブな表現を用いることを心がけましょう。
この度、私は新たなキャリアステップを踏み出す決断をしました。
〇〇（会社名）での経験は、私の専門スキルと個人的な成長において非常に価値あるものでした。
ここで学んだこと、そして共に働いたすべての人々との経験は、私の職業人生における大切な財産です。
私の退職の決断は、異なる環境で自己実現を図りたいという強い願望から来るものです。
異なるチームや企業文化の中で、新たなことにチャレンジし、さらに多角的なスキルを磨きたいと考えています。
退職にあたり、業務のスムーズな引き継ぎに全力を尽くし、後任者が円滑に業務を開始できるよう努めます。
〇〇（会社名）での時間を通じて得た学びと経験を、次のステージでも生かしていく所存です。
ここでの経験と皆様との出会いに深く感謝しております。
この例文では、人間関係の問題に直接言及することなく、自己成長とキャリア発展のための転職というポジティブな視点を前面に出しています。
このようなアプローチにより、職場との良好な関係を維持し、未来へ向けた前向きな印象を残せるでしょう。
仕事が合わないと感じていた場合
仕事が合わないと感じていた場合でも、その旨を上司に伝える際は、自己成長と将来の目標に焦点を当てた表現を用いると良いでしょう。
この度、自身のキャリアパスと将来の目標を見つめ直す中で、新しい環境でのチャレンジを求める決断をしました。
〇〇（会社名）での勤務を通じて、多くの貴重な経験をすることができ、深く感謝しております。
ここでの経験は、私の専門性を深め、さまざまなスキルを磨く大きな機会となりました。
しかしながら、自己の適性や将来に対するビジョンを考えた時、より自分に合った役割で能力を発揮し、さらなる成長を遂げたいという強い願望があることに気づきました。
この決断は、現在のポジションや業務内容が私自身の長期的なキャリア目標と合致していないと感じたことから生まれたものです。
退職に際しては、現在担当している業務の引き継ぎに万全を期し、次の担当者がスムーズに業務を進められるように努めます。
皆様と共に働けたこと、そして支えていただいたことに心から感謝しております。
今後とも変わらぬご支援とご理解を賜りますようお願い申し上げます。
この例文では、仕事が合わないという事実を受け入れつつも、自己成長への意欲と前向きな姿勢を強調しています。
これにより、退職の決断が自己成長を追求するポジティブな選択であることを伝えられます。
また、実際に転職した人の転職理由も参考になるでしょう。自身のキャリアを見つめ直し、今後やりたいことを言語化しましょう。
円満退職し転職したいと考えている方へ
円満に職場を退職することは、退職までの期間だけでなくその後のキャリアにおいても非常に重要です。
退職までのステップを丁寧にこなし、周囲との摩擦を起こさないよう、慎重に取り組むことが重要です。
退職後に転職活動を開始する方もいるでしょう。
転職後、思っていたのとは違うと感じたり、社風が自分に合わないと後悔したりする方も少なくありません。
そのため、転職前には企業研究を徹底して行うことが重要です。
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- 今林 智宏
- 国立大学を卒業後、大手サービス企業に入社し、店長を歴任。チームマネジメントやマーケティング業務を経験。在籍中は、現場社員として数多くの学生・転職者の面接官も行う。退職後、スタートアップ企業にて、フロントエンドのシステム開発に加え、カスタマーサクセスやマーケティングを担当し、企業の採用や広告支援に関わる。
この記事を書いた人
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| 代表 | 三嶋 弘哉 |
| 設立 | 2020年4月13日 |
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