コピペ可！採用関連メールの書き方と雛形8選【シチュエーション別にまとめました】

採用活動において、企業と応募者の主なコミュニケーション手段はメールです。

応募者はメールを通して、企業の印象を推しはかるため、メールは企業の印象を左右する重要な要素といえます。

一般的に、企業からのメールは事務的で淡泊な印象を与えやすいため、応募者の心理を押さえたメールをすることで、採用競合を出し抜くこともできます。

また、企業と応募者という関係は、採用活動に絞った考え方にすぎません。

応募者は、貴社の製品やサービスのユーザーになる存在でもあります。

ふとしたコミュニケーションのすれ違いが、ユーザーの不信感を招き、最悪の場合、企業そのもののブランドを損なうことも考えられます。

貴社の事業の持続的な成長のためにも、常に丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。

また、その前段階の応募者を募る際には、採用動画の活用が有効です。

動画で貴社の魅力や職場の雰囲気、求める人物像などを発信することで、貴社に興味を持ってもらいやすくなります。

採用動画については、以下の記事で詳しく解説しています。興味のある方はぜひご覧ください。

合わせて読みたい：【採用担当者必見】採用動画の目的とポイントをプロが解説！

【採用担当者必見】採用動画の目的とポイントをプロが解説！

採用に動画を用いる企業が増えていますが、どうしたらいいか分からないなんてことはありませんか？そこで当記事では採用動画の目的やポイントを解説します。採用ミスマッチや採用応募数にお悩みの人事担当者の方はぜひご覧ください。

先にお伝えした通り、採用通知メールは企業の印象を左右する重要なものです。

ここでは、採用通知メールを書くときに押さえておくべきポイントを以下の３点ご紹介します。

基本的なことかもしれませんが、確認兼ねてご確認ください。

メールの返信スピードはとくに重要です。

応募者は転職活動への不安から、普段よりも頻繁にメールやメッセージを確認しています。

返信がないことが応募者の不安を大きくし、貴社の志望度を下げるきっかけになることも考えられます。

裏を返せば、返信スピードを早くすることで、応募者を大切に扱っている企業という好印象を与えることができます。

応募者が採用競合に奪われることを防ぎ、貴社への志望度をあげてもらうためにも、可能な限り１営業日以内に返信しましょう。

なお、メールは就業時間内に送ることも大切です。

早朝や深夜にメールを送ると「その時間まで働くハードな企業」という印象を与える恐れがあり、応募者の志望度を下げる要因になります。

メールはテキスト情報のみのやり取りのため、相手の人柄を判断する情報が限定的なコミュニケーションです。

これを意識せずに文面を作成すると、事務的で淡泊な印象を与えてしまうため、丁寧な文面を作成することが重要です。

応募者は、数ある企業の中から貴社に興味を持ってくれた方です。

選考の結果に関わらず、「応募してくれたこと」「面接を受けに来てくれたこと」に対して感謝の気持ちを伝えることが、丁寧な文面を作る第一歩です。

メールを作成したら、一度読み返し、「自分がこのメールを受け取ったらどのような印象を抱くか」を確認するよう心がけましょう。

なお、横柄で上から目線な態度は、応募者の印象を悪くし、選考や内定辞退につながる恐れがあります。

過去には、このようなメールがSNSに流出し、炎上した事例もあるため、リスク管理の面でも丁寧な文面でメールを作成することは重要です。

メールには必ず連絡先を記入しましょう。

これは、選考を通過した応募者だけでなく、不採用になった応募者や、内定を辞退した応募者に対しても同様です。

日本は少子高齢化が進み、労働人口の減少が避けられない状態です。

採用活動は今後ますます激化し、複数の会社で優秀な人材を取り合うようになることが容易に想像できます。

丁寧なコミュニケーションを取ることで、「今回は縁がなかったけど、スキルを身に着けて再度チャレンジしたい」「何か困ったとき、またこの会社の選考を受けてみたい」など、貴社に対して意欲的な人材を増やすことができます。

連絡先の共有は、このような応募者が貴社と連絡を取るルートを用意することといえます。

将来的に見て、貴社の採用における大きな財産になるため、連絡先の記入はやっておいて損がありません。

候補者の方の中には複数の企業からスカウトや選考を受けている候補者の方も多くいると思います。

その中から、自社を選んでいただくためには分かりやすさや差別化が重要となります。

そこでメールに採用動画を添付してみてはいかがでしょうか？

採用動画を見た候補者の約7割が志望度が高まったという回答結果も出ています。
※参考： 採用担当者必見！採用動画のトレンド「かっこいいvs身近さ」どちらを好む？

メールに動画が添付されていることによって、企業の想いを直接伝えることができるだけでなく、候補者の企業理解度の向上や志望度の向上が期待できます。

また、面接前に送るメールに面接官のインタビュー動画や役員のインタビュー動画を載せることで、当日の候補者の緊張を少しでも軽減できるという効果もあります。

以下のような動画を添付してみてはいかがでしょうか？

メールに添付する おすすめの動画

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  C Channelの採用担当が語る！求職者へのメッセージ

  C Channel株式会社

  ・業種：インターネットメディア・ネイティブアプリ・ECサイト

  ・社員数：50名〜100名未満

株式会社moovyでは採用メールに添付するのに最適な採用動画を制作しています。

メールに添付するには短尺縦型動画が最適！気になる方はお気軽にお問い合わせください。

ここからは、選考のフェーズに応じた、採用通知メールの書き方を紹介します。

テンプレートを参考にして、貴社独自の文面を作っていきましょう。

メールツールのひな形や、スプレッドシートなどにまとめておくと便利です。ぜひご活用ください。

ここでは、採用担当者が採用通知メールを送るときに生まれがちな疑問について回答します。

原則として、最終面接から１週間以内に連絡するようにしましょう。

応募者は、採用通知の連絡が早いと、自分自身の評価が高いと感じるようになり、貴社への志望度が上がるポイントになります。

そのため、採用担当者は最終面接が実施される前から、決裁者の調整を行い、面接後すぐに結果が出せるよう段取りをしておくことが重要です。

また、１名採用のポジションでは、有力な応募者が同時に複数名おり、他応募者と比較しないと決定できないことがあります。

同時期にすべての応募者の面接を終えられるよう調整しておくことが理想ですが、期間が空いてしまう場合は、先に選考を終えた応募者に対して社員面談を提案し、つなぎとめるなどの工夫が必要です。

もちろん、雇用条件など採用担当の一存で変更できないものもありますが、「あなたに入社してほしい」とい採用／不採用が不明確な状態では応募者の不安をあおるため、放置しないように心がけましょう。

メール、封書を問わず、採用通知では以下の書類を同封することが多いです。

• ・採用通知書（雇用条件を記載した書類）
• ・入社承諾書や入社誓約書
• ・今後のスケジュール案内（入社手続きの流れや健康診断結果の提出依頼など）

今後のスケジュールは、内定を提示する段階では確定できないものもあるかと思います。

その場合は、先に「採用通知書」「入社承諾書」など、すぐ用意できる書類だけでも送付し、今後のスケジュールは後日連絡するなど、段階的に送付することをおすすめします。

また、返信期日を明記したり、メールでの書類提出を認めておくことで、応募者がスムーズに対応できるようになります。

採用通知メールを送って一安心。というにはまだ早いです。内定受託→入社確定までにもいくつものハードルがあります。

特に複数の企業から内定を受けている候補者は多いので、内定者の辞退は避けたいものですが、そのためにはメールはもちろん、内定者フォローも大切になってきます。

内定者フォローは内定から入社決定までの取り組みと思っていたら大間違いです。実は入社してからの活躍スピードまで変わってきます。

そのため、内定者フォローはとても重要な活動になりますので、採用通知メールを送って終わりでなく、しっかりとその後のフォローもしていきましょう。

内定者フォローの方法は以下の記事で詳しく解説しております。気になる方はご覧ください。

合わせて読みたい：内定者フォローのやり方を事例を交えて解説！手段とポイントとは？

内定者フォローのやり方を事例を交えて解説！手段とポイントとは？

内定者フォローとは、内定や内々定を出した方のサポートするための施策であり、主に内定辞退を防ぐ手段として活用されます。言葉は知っていてもこれまで何となく行なっていた方も多いのではないでしょうか。当記事では、内定者フォローのポイントや、基本的な流れを紹介しています。

当記事では、採用通知メールの重要性や、その書き方を紹介しました。

採用通知メールは、応募者が抱く企業の印象を左右します。

そのため、本来は応募者の性格や嗜好に合わせて個別に作成することが望ましいものです。

しかし、個別にメールを作成するのは多大な労力と時間を要するため、忙しい採用担当者にとって実的な方法とはいえません。

有力な応募者の心をつかみ、効率よく採用業務を進めるためには、ある程度の仕組化が必要です。

弊社moovyでは、採用メールに簡単に動画を添付できる採用動画を制作・提供しています。

1,000本以上の制作実績とキャリアコンサルタント出身の制作ディレクターが制作するから、貴社の採用に最適な動画を提案いたします。

採用動画に興味がある、採用動画に関しての疑問など、お困りなことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。