【例文あり】採用担当者なら押さえたいスカウトメールの書き方

スカウトメールとは、企業の採用担当者が求職者に直接アプローチするメールです。

求人広告のような企業側が求職者の応募を待つ採用手法と異なり、企業側が求職者の経歴やスキルを見て、自社への応募を検討してもらえるよう促すことから、攻めの採用手法と言えます。

スカウトメールは、業務経験やマネジメント経験が豊富なハイレベルな人材、転職市場になかなか出てこない専門職の人材を求める場合に有効です。

また、企業の知名度が高くない場合など、求人広告で応募者を集めにくい場合にも活用されている採用手法です。

近年、スカウトメールが注目されています。 ここではその理由を考察していきます。

株式会社リクルートジョブズリサーチセンターが2年に一度実施している「求職者の動向・意識調査」によると、2017年から2021年にかけて、求職者の仕事選びに大きな変化があることが窺えます。

仕事探しに使用した情報源について、利用者で見てみると、従来主流の情報源だった求人情報サイト（パソコン）は38.6％（2017年比-4.4%）に減少しているのに対し、求人情報サイト（携帯・スマホ）を情報源としている求職者は42.1%（2017年比+9.2%）、求人情報アプリを情報源としている求職者は18.9%（2017年比+8.7%）にまで増加しています。

参考：求職者の動向・意識調査2021基本報告書｜ジョブズリサーチセンター

また、内定につながった情報源としては、求人情報サイト（携帯・スマホ）、求人情報アプリ、派遣会社・請負会社に登録、人材斡旋・人材紹介会社に登録などが、毎年ポイントを伸ばしています。

一方で、従来型の採用手法である求人情報サイト（パソコン）やハローワークも一定の効果をあげていることが伺えます。

このことから、

• ①正社員の情報収集源はスマートフォンが主流になっている。
• ②1人の求職者が活用する情報収集源が増えている。
• ③内定につながる情報源は第3者の働きかけがあるものが優位になっている。

ことが推察されます。

情報の収集源がスマートフォンに変化していることから、採用活動において、スマートフォンで簡単に閲覧できる「採用動画」を活用することをおすすめします。

特にZ世代は、スマホを使った「サイト」や「SNS」からの情報収集が得意です。 採用動画を使うことで、より効果的なスカウトメールになります。

採用動画の活用方法や作り方のポイントは、こちらの記事でプロが解説しています。

合わせて読みたい：新時代！動画を使った採用PRの新たな手法｜採用動画のプロが解説

情報収集源が多様化するなか、スカウトメールは、企業が能動的に求職者にアプローチするため、柔軟に動けるというメリットがあります。

日本は少子高齢化に伴い、年々生産年齢人口が減少しています。

そのため、求人広告を掲載するだけでは、十分な数の求職者を集めることが困難になっています。

企業側から狙った人材への接点を増やすために、スカウトメールに取り組む企業が増えていきました。

一方、コロナ禍では、新しい生活様式に合わせた新たな事業展開を行うために、ひとりでも多くの優秀な人材を迎え入れようと、スカウトメールに取り組み始める企業が出てきました。

ビズリーチ や AMBI などのダイレクトリクルーティングサービスの増加も、この傾向に拍車をかけています。

ダイレクトリクルーティングとは、企業側が「欲しい」人材を採用するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動です。

市場の変化に合わせて様々な動き方ができることが、スカウトメールの強みといえます。

ダイレクトリクルーティングのやり方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

合わせて読みたい：ダイレクトリクルーティングとは？その手法と成功のポイントを徹底解説！

スカウトメールは一般的にダイレクトリクルーティングサービスのプランとして提供されます。

送信対象の範囲によって、次の3種類に分けられます。

オープンオファーとは特に条件を絞らずに、一斉に送信するスカウトメールです。

メールマガジンのように、幅広い対象に対して同じ文面を送るため作成の手間を押さえることができます。

しかし、誰にでも当てはまる文面になりがちで、求職者の興味関心を惹くことが難しく、開封されないリスクが高いスカウトメールでもあります。

条件一致オファーとは求職者のデータベースを一定の条件で絞り込み、条件が合う求職者に送信するメールです。

指定できる条件は、サービス提供企業によって多少の違いはありますが、代表的なものは「年齢」「学歴」「経験年数」「居住地」などです。

オープンオファーと比較して、希望に近い求職者を狙いやすく、比較的幅広く募集をかけたい求人であれば十分効果的なスカウトメールになります。

しかし、あくまでも定量的な条件で絞り込んでいるに過ぎないため、日ごろからスカウトメールを受け取っている優秀な人材からは「表面的なスカウトメール」と一蹴され、反応を得ることができない可能性があります。

完全一致オファーとは求職者データベースから、希望の条件すべてに一致した相手に送るスカウトメールです。

採用担当者が条件に合う求職者を精査し、個別に文面を作成して送るため、工数はかかりますが最も効果の高いスカウトメールといえます。

求職者の経歴を踏まえた文面のため、求職者の興味を惹きやすく、反応した求職者は貴社に対する入社意欲が高い傾向があります。

それでは、効果的なスカウトメールを作成するには何を意識すれば良いのでしょうか。

ここからは、スカウトメールを作成するコツを「開封率」と「返信率」のふたつの側面から紹介していきます。

まずは、開封率の高いスカウトメールを作成するコツを2つ紹介します。

どれだけ素晴らしい文章を作成しても、開封されなければ意味がありません。

メールの開封率を上げるためには、まず件名にこだわる必要があります。

先に述べたとおり、求職者の情報源はスマートフォンが主流になっています。

スマートフォンの場合、メールボックスにメールが届いた際に表示されるタイトルの文字数は全角20～28文字程度です。

この限られた文字数でいかに求職者にアピールするかを考えましょう。

以下3点を参考にして件名を作成することをおすすめします。

①求職者個人の情報を盛り込む

「○○業界で活躍している○○様」「○○業界で豊富な開発経験を持つ○○様」など、求職者の情報を件名に入れます。

求職者は機械的なスカウトメールという印象を受けず、自分に向けられたメッセージと受け取る可能性が高まります。

②応募するメリットを入れる

給与や待遇など、求職者が魅力的に感じるメリットを提示します。

「月収50万円以上」「事業責任者としてお迎え」「面接確約」など、具体的に書くことで、メールを開封したいと思っていただけるようになります。

③ネガティブワードを避ける

一見ポジティブに見える言葉でも、求職者から見て違和感を与える言葉があります。

以下のような言葉はできるだけ使用を控えましょう。

• ・大量採用  ⇒「人間であれば誰でもいい」「人材を使い捨てる企業」という印象を与えます。
• ・経験不問／学歴不問  ⇒経験者から見て「これまでの経験を活かせない」という印象を与えます。
• ・実力主義  ⇒「成果が出なければ居場所がなくなる」という印象を与えます。
• ・稼げる  ⇒「インセンティブ重視」「ハードワーク」という印象を与えます。
• ・早期キャリアアップ  ⇒「管理職が不在」「組織が未熟」という印象を与えます。
• ・急募  ⇒非管理職求人であれば「大量離職があったのではないか」という印象を与えます。
  管理職求人であれば「会社の経営体制が不安定」という印象を与えます。
• ・即日内定  ⇒「組織の歯車が欲しい」「頭数を揃えたいだけ」という印象を与えます。

ダイレクトリクルーティングサービスを運営する企業は、自身が保有する求職者データベースに対してスカウトメールを送る権利を販売しています。

このデータベースは、過去運営企業のサービスを利用したことがある個人を集めたデータベースです。

つまり、現在転職活動をしているかどうかは関係ありません。

だからこそ、転職する可能性がある求職者を見極めてスカウトメールを送る必要があります。

ここで使えるのが、「登録日」「最終更新日」の情報です。

これらの日付が最近のものであれば、アクティブに転職活動を行なっている求職者の可能性が高いといえます。

スカウトメールを確認し、開封や返信される可能性も高いため、優先的にスカウトメールを送るようにしましょう。

ここからは、返信率の高いスカウトメールを作成するコツを以下の４点紹介します。

• 1.ターゲットを明確にする
• 2.求職者に合わせた送信者を設定する
• 3.特別感を出す
• 4.面談形式でアプローチする

スカウトメールを作るとき、いきなり文面から考えるのは間違いです。

「誰に」「何を」「どのように」の順番でメールの文面を考えましょう。

①誰に送るのか（ターゲットを考える）

まず、スカウトメールを送るターゲットを考えましょう。

例えば、画像はどれも「若い女性」の写真といえます。

しかし、それぞれの趣味趣向が全く違うということも同時に想像できるのではないでしょうか。

伝える相手が変われば、伝えるメッセージが変わります。

今回スカウトメールを送るターゲットの性別、経験、スキル、転職の目的、転職で叶えたいことなど、具体的な人物像をイメージしましょう。

②何を伝えるのか（訴求ポイントやキーワードを考える）

スカウトメールを送るターゲットが決まったら、そのターゲットが「何に興味を持つのか」「何に魅力を感じるのか」を考えましょう。

以下を参考にしてみてください。

• ・会社
  主力サービス / 事業の独自性や唯一性 / 業界内シェア / 将来の展望 / 公的機関からの評価
• ・給与
  業界平均以上の月収 / 手当込みの月収 / 高い年収例 / 賞与実績 / ストックオプション
• ・休日
  完全週休2日制 / 土日祝休み / 有給消化率 / 産休・育休の取得実績
• ・役職
  新規事業部署で採用 / 幹部候補として採用 / 役職者として採用
• ・仕事内容
  仕事のやりがい / 仕事の影響力 / 仕事で身に付く経験・スキル / 副業・兼業可

上記の条件面の例から、ターゲットが何に興味を持つかを考え、スカウトメールに入れるキーワードを考えます。

③どのように伝えるのか？（メール文面を考える）

訴求ポイントが決まったら、いよいよメール文面の作成に取り掛かります。

メール文面の表現次第で、スカウトメールを読んだターゲットに与える印象が大きく変わります。

以下に紹介するポイントを参考にしながらメール文面を作成しましょう。

仕事で成果を出したとき、社長から直々に呼び出されたら、あなたはどう感じますか？

「実績が評価されて、昇進するかもしれない」「新しい事業を任せてもらえるかもしれない」など、期待に胸が踊る方も少なくないはずです。

一方で、同じく仕事で成果を出したとき、同僚から呼び出されたら、あなたはどう感じますか？

「なにかお祝いしてくれるのかな」「成果を上げたコツを聞きたいのかな」などをイメージするのではないでしょうか。

このように、「誰からのメッセージ」なのかは、受け手の期待や印象をコントロールすることができます。

スカウトメールは基本的に送信者を設定することができます。

例えば、幹部候補や新規事業に関する求人であれば、代表取締役を送信者に設定することで、「社長の息が掛かった重要なポジションなのかもしれない」という印象を与えることができます。

エンジニアの求人であれば、CTOや技術責任者を送信者に設定することで、「技術部門のトップが自分の経歴に興味を持ってくれている」という印象を与えることができます。

ターゲットや求人の内容に応じて、適切な送信者を設定することで、スカウトメールの印象をより良いものにしていきましょう。

データベースに登録されている求職者は、他社からも多くのスカウトメールを受け取っています。

返信したいと思っていただくためには、他の誰でもなく『あなた』だからオファーしました」という特別感を出す必要があります。

求職者の名前を入れたメッセージを作ることはもちろん、登録されているプロフィール、職務経歴書を読み込み、求職者のどこを評価しているのかや、求職者と募集求人がいかにマッチしているのかなどをわかりやすく表現しましょう。

スカウトメールの特典を設けることも有効です。

スカウトメールを受け取った求職者に対して、面接実施を確約することは代表的な特典です。そこまでして「会いたい」と思ってもらえているという好印象を与えることができます。

また、企業の将来のビジョン、企業の将来の組織体制など、企業のホームページや採用サイトに書かれていない内容は、スカウトメールの独自性や特別感を演出できます。

そこでおすすめなのが、スカウトメールに「採用動画」を添付する手法です。これは近年になり、登場した手法ですが、受け取った候補者宛の動画をつけることで、開封率・返信率が大幅にアップすると共に、志望度や企業への理解度も上げることが可能です。

moovyでは安価でハイクオリティな採用動画を制作することが可能。以下のような動画を制作し、限定公開機能を使うことで、その人だけの採用動画にすることができ、簡単にスカウトメールに添付することが可能です。

採用動画の制作や採用動画に関する疑問質問などがありましたら、お気軽にお問い合わせください。

業界経験が豊富な求職者や、管理職クラスの求職者は、転職意欲が高くなく、魅力的な仕事があれば考えるという方が一定数います。

自分自身で情報収集をし、仕事内容を吟味したうえで転職を考える傾向があり、いきなり選考がはじまってしまうことに抵抗を覚えることもあります。

このような求職者にスカウトメールを送るときは、「カジュアル面談」を案内することをおすすめします。

転職を促す前提ではなく、意見交換をしたいという姿勢を示すことで、「話だけでも聞いてみよう」と思っていただける可能性が上がります。

ここでは、ここまでに紹介したポイントを踏まえたスカウトメールの文面例を紹介します。

件名：
【営業責任者募集】○○業界でご活躍の○○様の知見が必要です

本文：
○○様

はじめまして。
株式会社●●●● CTOの●●と申します。

○○様のご経歴を拝見させていただき、○○業界の営業として高いご実績を持つ○○様に、当社でその能力を活かしていただけないかと考え、ご連絡を差し上げました。

当社は、創業●年目のベンチャー企業です。

主力サービスである●●は業界最後発ながら業界内で●％のシェアを誇り、大手企業を含む●●社に活用いただいております。

実績が評価され、2022年には●億円の資金調達を実現しています。

現在当社は新たな事業の柱を創るために、○○業界への支援強化を進めています。

しかし、当社が主戦場にしている●●業界とは商習慣が異なり、○○業界に精通した方の知見が必要と考えております。

当社で働く魅力の一部をご紹介させてください。

◆インセンティブあり！平均月収50万円以上

○○業界で営業経験をお持ちの○○様をお迎えするにあたり、基本給は40万円以上をお約束いたします。

また、当社には売上実績に応じたインセンティブ制度があり、受注金額の●%を4半期に一度支給しております。

新たな業界に向けたご提案がメインとなるため参考情報に過ぎませんが、既存事業の平均受注率は40％であり、営業職の社員の80％以上がインセンティブを受け取っています。

なお、詳細な給与は○○様とご相談の上で決定したいと考えています。

◆フルフレックス制度導入企業！柔軟な働き方が可能です

当社では営業職の社員が高いパフォーマンスを発揮いただくために、コアタイム無しのフルフレックスタイム制を採用しています。

お子さまの送り迎えをしながら高い実績を出しているワーキングマザーや、海外でのワーケーションを楽しみながらリモートワークをしている社員も在籍しています。

いかがでしょうか。

なお、今回の募集は広く公開しておらず、当社が選考にお呼びしたい方だけにご連絡しております。

まずはカジュアル面談を通した意見交換でも構いません。

〇〇様からのお返事を心よりお待ちしております！

件名：
【テレワーク可】SaaS開発責任者として○○様をお迎えします

本文：
○○様

はじめまして。
株式会社●●●● CTOの●●と申します。

○○様のご経歴を拝見させていただき、○○社にてプラットフォームサービスを開発したご経験を持つ○○様を、当社が開発を進める新規プロダクトの責任者としてお迎えしたく、ご連絡を差し上げました。

当社は創業以来、自然言語処理の技術を応用した情報解析ツールの開発を進めております（特許取得済み）。

主力サービスである●●は既に●●社への導入実績があり、2021年には●●にてユーザー満足度1位を獲得しております。

現在当社はこの技術を様々な業界に活用していただくため、3年以内にSaaS事業を立ち上げ、事業化することを検討しております。

○○様には、豊富な経験を活かし、プロダクトの磨きこみをお任せしたいと考えております。

当社で働く魅力の一部をご紹介させてください。

◆月平均残業は○時間。スケジュール管理がしやすい環境です。

スケジュール管理がしやすいため、残業は月平均○時間とメリハリをつけて働ける環境です。

フレックスタイム制を導入しており、事前に申請いただければテレワークも可能です。

◆複業や兼業を含めたスキルアップを歓迎します

当社は業界では珍しく、エンジニア社員の複業や兼業を推奨しています。

エンジニアの方が様々な経験を通して、最新の知見を取り入れることこそが、当社の事業の更なる成長につながると考えているためです。

今回のプロダクトの開発においても、新技術の導入を含めて自由に検討いただき、裁量を持ってご活躍いただくことを期待しております。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、求人ページをご確認いただけますと幸いです。

本求人の詳細情報が載っております。

それでは、〇〇様からのお返事を心よりお待ちしております。

当記事では、スカウトメールが注目されている理由や、その書き方のコツを紹介しました。

スカウトメールは、市場の動きに左右されず、企業が自ら求職者に働きかけることができる手段です。

生産年齢人口が減少している現代において、開封率や返信率の高いスカウトメールを作成できるようになることは、採用担当として強力な武器を手に入れたといっても過言ではありません。

当記事で紹介した内容を参考に、効果的なスカウトメールを作成してみてください。

スカウトメールには採用動画を添付すると開封率・返信率が大幅に上昇します。さらに志望度や企業理解度も上昇することがわかっています。

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特徴①魅力的な情報を30秒の縦長短尺動画で発信

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特徴③SNSや採用HPに簡単に組み込みが可能

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